Taal
 Nieuwsbrief

De WBSO-administratie

Je hebt een toekenning voor de WBSO gekregen. Je mag daardoor afdrachtvermindering op de loonheffing toepassen, maar dan moet je wel een aantal zaken administreren. Op deze pagina's lichten wij het een en ander toe.

Wat hier staat is natuurlijk niet uitputtend. Neem contact op met ons voor meer informatie.

Geen tijd om alles te lezen?

Lees dan in ieder geval WBSO-administratie in hoofdlijnen. En neem contact met ons op voor meer informatie, bel 085 - 210 6240 of mail info@vectrix.nl.

De WBSO-scan al gedaan?

1. Administratie uren

Het moet gemakkelijk te controleren zijn welke medewerker op welke dag tijd besteed heeft aan WBSO-werkzaamheden. Daarbij moet dan een link te maken zijn met de projectvoortgang, die apart geadministreerd wordt.

3. Financieel en administratief

Naast de uren en de voortgang is er nog een aantal zaken, dat in een goede WBSO-administratie meegenomen moet zijn. Zo moet je na afloop van het jaar mededeling doen van de gerealiseerde uren en de BSN's van de medewerkers, die het werk gedaan hebben.

2. Voortgang projecten

Het moet makkelijk te controleren zijn welke werkzaamheden jij en jouw medewerkers verricht hebben aan de projecten, waarvoor je WBSO gekregen hebt. Wat is wanneer gebeurd en wie heeft het gedaan? In hoeverre is het gegaan zoals verwacht?

4. Ook interessant

WBSO-administratie in hoofdlijnen - Controle door RVO.nl - Laatste wijzigingen in de regeling - Voorkom de volgende fouten - Uren die niet meetellen - Wanneer ben je starter voor de WBSO - Administratiemap WBSO Vectrix - Handleiding WBSO RVO.nl

Wettelijke eisen administratie

"De S&O-inhoudingsplichtige of de S&O-belastingplichtige voert gedurende het kalenderjaar waarin de S&O-verklaring afgegeven is per project een zodanige administratie dat daaruit op eenvoudige en duidelijke wijze zijn af te leiden:

a. de aard, inhoud en voortgang van het werk dat is verricht;

b. op welke dagen door een werknemer van de S&O-inhoudingsplichtige of door de S&O-belastingplichtige het werk is verricht en om hoeveel uur het per dag ging."

 

Een goede WBSO-administratie kost zo min mogelijk (extra) inspanning en voldoet aan alle eisen.

Praktische invulling administratie

Met de WBSO-administratie kan je het best zoveel mogelijk aansluiten op de administratie, die je toch al voert. Dat mes snijdt aan twee kanten: niet alleen kost dat minder moeite, maar het zal ook sneller compleet zijn, omdat je daar toch al aan gewend bent.

WBSO wordt toegekend voor verwachte werkzaamheden, waarvoor je een aantal uren ingeschat hebt. Als de overheid wil controleren of je de subsidie terecht gehad hebt, gaan ze logischerwijs kijken of de werkelijke werkzaamheden en bestede tijd overeenkomen met de oorspronkelijke plannen.

Daarom is het logisch dat je moet kunnen laten zien wat gedaan is, wanneer en door wie. En daarnaast kan laten zien hoeveel tijd er daadwerkelijk daaraan besteed is.

Kosten en uitgaven

Normaal wordt voor kosten en uitgaven een forfaitair bedrag gerekend, maar als aan jou kosten en uitgaven volgens specificatie zijn toegekend, dan moet ook uit je administratie blijken:

  1. dat de kosten en uitgaven (uitsluitend) dienstbaar en toerekenbaar aan het werk dat in dat kalenderjaar is uitgevoerd;
  2. het bedrag aan gerealiseerde kosten en uitgaven, en
  3. de datum waarop de kosten zijn betaald.

Als je kosten of uitgaven toegekend gekregen hebt, dan moet je daar bewijsstukken van kunnen leveren. Je moet duidelijk kunnen maken dat wat je aangeschaft hebt nodig was voor het project en, als dat zo ook aangegeven was in de aanvraag, dat de aanschaf alleen voor het project gebruikt is.

Goed geordend en volledig

De presentatie van je administratie geeft een controleur een eerste indruk. Laat die eerste indruk een goede zijn!

Laat zien dat je de administratie serieus neemt en zorg dat je de nodige documenten bewaart. Dat begint met de aanvragen, bijlagen, eventuele vragenbrieven, de antwoorden daarop: alles wat nodig is geweest om een toekenning te krijgen.

Sla ook de stukken, waar de voortgang uit blijkt, netjes op. Chronologisch, geordend. Gebruik zo nodig tabs of indexen, om het nog overzichtelijker te maken.

In onze administratiemap houden we vier "hoofdstukken" aan:

  1. aanvraag en beschikking;
  2. realisatie en verantwoording;
  3. voortgangsrapportages; en
  4. aangifte en afdrachtvermindering.

Die indeling zou je ook aan kunnen houden, daarmee is alles gedekt.

Hulpmiddelen

Vectrix had altijd een fysieke administratiemap voor klanten. Voor velen is dat niet meer van deze tijd.

Daarom bieden wij nu de keus:

  • de "oude" administratiemap als pdf;
  • een zip-bestand met een mappenstructuur, zodat u op een eigen drive de administratie geordend in kunt richten;
  • deze "online" handleiding, en,
  • voor wie toch hecht aan het oude: de fysieke administratiemap.

Bel of mail ons als je een (digitale) administratiemap wil hebben. Bellen kan op 085 - 210 62 40, mailen naar info@vectrix.nl of bel of mail je eigen adviseur.

Kom je er uit?

Natuurlijk wil je dat je aan de regels voldoet, of je nu wel of geen controle krijgt. Maar doe je misschien te weinig? Of juist te veel? Hoe pak je de inrichting het handigst aan?

Ook bij die vragen helpen wij je graag! Neem contact op met jouw adviseur bij Vectrix, bel 085 - 210 62 40 of stel uw vraag via info@vectrix.nl.

Science Park Amsterdam
Donderdag 5 september 2019
15:30 - 17:00
gratis, indien aangemeld

Value cannot be null. Parameter name: source

Toestemming plaatsen cookies

Deze website maakt gebruik van functionele, statistische en social media & overige cookies. Als u wilt aanpassen welke cookies en scripts gebruikt mogen worden, kunt u hieronder uw instellingen wijzigen.

Meer informatie is beschikbaar in de privacy- en cookiestatement.