1. Administratie uren
De WBSO wordt toegekend voor een hoeveelheid uren, die jij of jouw medewerkers ontwikkelen aan technisch nieuwe producten, productieprocessen of programmatuur. De subsidie wordt toegekend voor een inschatting van de uren, achteraf moet je kunnen laten zien hoeveel uur het werkelijk geworden zijn.
Zorg dat iedere medewerker elke dag zijn uren schrijft en verwerk dat binnen tien dagen in je centrale administratie.
Welke uren vallen onder de WBSO?
WBSO wordt toegekend voor het oplossen van (programmeer-)technische uitdagingen bij de ontwikkeling van producten, productieprocessen of programmatuur. Alleen uren die besteed worden aan het oplossen van de uitdagingen komen in aanmerking. "Direct en uitsluitend gericht op de speur- en ontwikkelingswerkzaamheden", staat in de wet.
Dat is dus anders dan wat je zou denken: niet alle uren voor een bepaald project tellen mee, maar alleen die uren die daadwerkelijk aan het oplossen van de technische problemen besteed zijn. Uren voor reizen, beurs- en congresbezoeken, projecturen voor administratieve of organisatorische werkzaamheden, uren van een secretaresse, uren voor installatietechnische werkzaamheden tellen bijvoorbeeld niet mee. Het is zelfs zo dat overleg niet meetelt, tenzij hard te maken is dat het overleg puur inhoudelijk over de oplossingen voor de technische knelpunten ging.
Wie kunnen uren schrijven?
Omdat alleen uren voor het oplossen van de technische knelpunten meetellen, valt een aantal functies direct al af. Een secretaresse of een commercieel medewerker beschikken meestal niet over de technische kennis en diepgang dat ze inhoudelijk aan de oplossingen bij kunnen dragen. Bij programmatuur blijkt dat RVO.nl eigenlijk er aan vasthoudt dat als een medewerker niet kan programmeren, hij ook niet over de technische kennis beschikt om bij te dragen.
Alleen medewerkers met een 'echt dienstverband' tellen mee. De medewerker moet op de loonlijst van de aanvragende onderneming staan en er moeten loonheffingen voor hem worden afgedragen. Stagiairs met een stagevergoeding of afstudeerders tellen niet mee. Ook een ingehuurde kracht niet. Ook managers met een management fee kunnen hun uren niet opvoeren.
Hoe nauwkeurig moeten de uren geschreven zijn?
Wij adviseren de gewerkte uren op een kwartier af te ronden, tenzij je het in je bestaande urenverantwoording al anders doet.
Als je het kan verklaren en verantwoorden is het geen probleem als er meer dan 8 uur op een dag of 40 uur in een week geschreven worden. RVO.nl begrijpt best dat een ontwikkelaar op een spannend moment niet goed op de klok let...
Ook uren op vrije of ziektedagen zouden moeten kunnen, maar ook dan moet je het wel kunnen verklaren en toelichten. Normaal gesproken zijn uren op ziekte- of verlofdagen juist een trigger voor een controleur om dat fout te rekenen.
Bij het inschatten van de uren kan je nog zeggen dat iemand met een bepaalde functie voor een bepaald percentage meetelt, maar in de verantwoording moeten de werkelijke uren opgenomen zijn. En iedere dag 6 uur opvoeren wordt wel herkend als "geen werkelijke uren opgevoerd, achteraf ingevuld" en daarom fout gerekend.
Hoe moeten de uren bijgehouden worden?
Er is geen vast format voor het bijhouden van de uren. In principe mag de achterkant van een bierviltje, maar het moet wel duidelijk zijn dat de medewerker zijn werkelijk bestede uren heeft geboekt en de gegevens moeten wel in de centrale administratie opgevoerd zijn.
Als je al gebruik gebruik maakt van een urenregistratie, kan je die ook voor de WBSO gebruiken. Alleen moet je dan misschien wel wat moeite doen om specifiek de WBSO-uren te registreren en rapporteren.
RVO.nl heeft een model voor het bijhouden van de uren (zie hieronder een voorbeeld). Je kunt kiezen daar gebruik van te maken. Ook wij hebben een (nieuw) model voor urenregistratie gemaakt. Vraag daar om bij je adviseur van Vectrix!
Voorbeeld van een urenstaat
