Top 10 tips: hoe doe ik zaken in de VS?

Vrijdag 29 november hadden we onze masterclass hoe doe ik zaken in de VS. Eén van de sprekers was Daan Reijnders, CEO van Instant Magazine.

Instant Magazine ontwikkelt software waarmee klanten eenvoudig digitale content kunnen creëren en publiceren, zoals online magazines. De software wordt als SaaS aangeboden. Afgelopen zomer heeft het bedrijf een nieuwe financieringsronde van € 4,6 miljoen opgehaald, o.a. om hun team in de Verenigde Staten uit te breiden. Investeerder van het eerst uur Newion Investments deed in deze ronde ook weer mee. Daan had ze ontmoet tijdens onze masterclass Termsheet en Participatieovereenkomst.

Instant Magazine is inmiddels 2 jaar actief in de VS en heeft een kantoor in New York City waar 8 mensen werken. Met hulp van onze VS partners heeft Daan o.a. zijn bedrijf opgericht, oftewel incorporation, en zijn boekhouding en Visa voor de VS geregeld.

De top 10 tips van zaken doen in de VS die naar voren kwamen tijdens onze masterclass op een rijtje:

1. Oriënteer je tijdig op de VS markt, bijvoorbeeld door mee te gaan op een handelsreis. Een absolute aanrader volgens Daan. Van 3 t/m 8 juni 2019 organiseren wij voor de 5^e keer een handelsreis naar New York City. Je kunt je aanmelden via onze site.
2. Zorg voor voldoende budget. Reken op minimaal € 1 miljoen of meer voor de eerste 2 jaar. De VS is erg kostbaar. Zeker de grote steden als New York City, Los Angeles en San Francisco. Salarissen liggen hoog, huisvesting en dagelijkse boodschappen zijn duur. Ziektekostenverzekeringen zijn enorm duur, maar als je tijdelijk naar de VS gaat kun je jouw eigen ziektekostenverzekering waarschijnlijk tegen beperkt kosten ‘meenemen’ naar de VS.
3. Zorg ervoor dat één iemand van het managementteam, het liefst één van de founders, in de VS verblijft of in ieder geval geregeld naar de VS gaat om het team aan te sturen en actief betrokken te zijn bij het aannemen en aansturen van personeel. Denk niet dat je dat op afstand kunt aansturen.
4. De meeste Nederlandse ondernemingen houden hun kernteam en R&D mensen in Nederland. In de VS worden vooral sales en customer support medewerkers aangenomen. Neem goede recruiters in de arm en wees nauw betrokken bij het aannemen en monitoren van VS personeel. Ze weten zichzelf goed te verkopen en je zult niet de eerste zijn die iemand aanneemt die toch niet zo goed is als tijdens de sollicitatie leek.
5. Regel op tijd je visa. Pas op om frequent op basis van je ESTA naar de VS te reizen. Zeker als je voor langere periode achtereen verblijft. Met een ESTA mag je niet werken in de VS. Je mag congressen en klanten (die je vanuit Nederland bedient) bezoeken, maar je moet zeker niet de indruk wekken dat je in de VS werkt. Het afnemen van bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken voor het aannemen van VS personeel voor je (toekomstige) vestiging wordt gezien als werk. De douanebeambten gaan zelfs zover dat ze je social media accounts checken. Als je te vaak (onterecht) op een ESTA reist, dan is de kans is aanwezig dat je de toegang tot de VS wordt geweigerd en je ook niet meer via een ander visum toegang tot de VS verkrijgt.
6. Verdiep je in de cultuur en maak je die eigen door je goed voor te bereiden en frequent naar de VS te gaan. In Europa denken we de VS-cultuur te kennen, doordat we veel van deze cultuur meekrijgen via (social)media, maar er zijn veel cultuurverschillen. Het is gevaarlijk om over politiek te praten (probeer je mening voor je te houden) en Nederlanders worden snel gezien als te direct en ‘bot’. Werknemers in de VS zijn gewend om duidelijk en hiërarchisch aangestuurd te worden. Stel duidelijke en concrete doelen, meet deze en koppel ze terug.
7. Go big or stay at home. De VS is erg groot. Daar een markt veroveren is kostbaar en tijdrovend. Onze ervaring is dat in veel gevallen Nederlandse ondernemers na een paar jaar hun activiteiten staken wegens gebrek aan succes. Je zult veel tijd, geld en energie moeten investeren om van de VS een succes te maken.
8. De meeste Nederlandse ondernemers richten een Delaware inc op in de VS. Delaware is een kleine staat in de VS. De reden om in deze staat een bedrijf op te richten is omdat zij de beste regelgeving op het vlak van ondernemersrecht hebben. Je hoeft je bedrijf niet te vestigen in Dalaware, je kunt je in een andere (of meerdere) staat vestigen. Een Delaware inc is in de meeste gevallen de beste optie, maar laat je van te voren goed informeren wat voor jou de beste keuze is.  
9. Bedenk dat je in de VS te maken hebt met een federaal en sub-federaal (staten, counties, steden) systeem. Dit geldt voor o.a rechtspraak, regelgeving en belastingen. Laat je van te voren goed informeren wat voor jou de consequenties zijn.
10. Oostkust, Westkust of midden van de VS? Dat hangt af van je business en waar je klanten zitten. Veel Nederlandse bedrijven kiezen voor de Oostkust vanwege het kleinere tijdverschil met Nederland (6-uur in plaats van 9 uur met de Westkust). Onderschat de consequentie van tijdsverschil niet. Als je geregeld moet overleggen met je VS-vestiging (wat zeker aan te raden is), maakt 3 uur tijdsverschil veel uit. Vanuit New York kun je in de loop van de middag overleggen met je VS-collega’s. Vanuit San Francisco of LA is het pas aan het eind van de middag of begin van de avond mogelijk. Dat legt een zwaar beslag op je NL en VS collega’s en jezelf.